Der Teil 1 deiner gestreckten Abschlussprüfung leitet deine Prüfungsphasen ein und bildet für dich den ersten Prüfungstag.
Im Einladungsschreiben deiner IHK oder HWK findest du alle wichtigen organisatorischen Informationen, wie bspw.:

  • den Prüfungsort, mit Adresse und Angabe von Etage und Raum-Nummer.
  • das genaue Datum mit Uhrzeit für deinen Prüfungstermin.
  • was genau du am Prüfungstag mitbringen musst (Personalausweis, Einladung, usw.) und welche Hilfsmittel (Stifte, Lineal, usw.) du dabeihaben darfst.

Die Mitnahme einer Ausgabe der DIN 5008 sowie ein Rechtschreibwörterbuch sind NUR in unkommentierter gedruckter Form erlaubt. Manchmal steht der Hinweis auch direkt im Einladungsschreiben. Eine offizielle Auflistung der zugelassenen Hilfsmittel ist direkt über die Aufgabenstelle der IHK zu finden.

Das Tragen einer Armbanduhr kann dich in diesem Prüfungsteil dabei unterstützen, die Zeit im Blick zu behalten.

Achtung: Dies ist nur ratsam für Prüflinge, die sich dadurch NICHT gestresst fühlen, wenn sie eine Uhr tragen. Eine Smartwatch darf NICHT mit dem Smartphone verbunden sein. Die Bedienung einer Smartwatch während der Prüfungszeit kann als Betrugsversuch ausgelegt werden. Deshalb ist eine analoge Armbanduhr ratsam.

Achte unbedingt darauf, dass du diese Fakten frühzeitig beachtet hast und bereite dich entlang den Informationen gut für deinen Prüfungstag vor.
Denk an entsprechende Pufferzeiten bei der Anreise, damit du am Tag der Prüfung nicht in Zeitstress kommst. Sei unbedingt vor Prüfungsbeginn vor Ort, denn die Prüfung startet immer pünktlich.
Bereite alles, was du am Prüfungstag dabeihaben musst und willst spätestens am Tag vor der Prüfung vor, damit du morgens entspannt starten kannst.

Denk auch immer an ein Getränk, einen kleinen gesunden Snack, Nüsse, Kaugummis oder sonstige Lebensmittel, die dich in deiner Prüfung unterstützen können. Nutze unbedingt Verpackungen, die andere Prüflinge möglichst nicht stören.

Achtung: Der Mythos um Traubenzucker als leistungssteigernde Hilfe in Prüfungssituationen hält sich vehement. Ganz wichtig zu wissen ist hierbei, dass Traubenzucker die körperliche Leistung unterstützen kann, allerdings nur ganz kurz. Eine Einnahme zu Beginn der Prüfung führt möglicherweise kurze Zeit später schon zu einem starken Abfall der Leistung.
Falls du glaubst, am Ende deiner Prüfungszeit noch einen kurzen „boost“ zu brauchen, kannst du an der Stelle Traubenzucker einsetzen.

Je nach Größe deiner IHK oder HWK sind für den Teil 1 deiner gestreckten Abschlussprüfung Arbeitsplätze in einem Computerraum vorbereitet. Da dieser Teil der Prüfung praktisch erfolgt, bekommt jeder Prüfling einen eigenen Computerarbeitsplatz. Sowohl „Freie Platzwahl“ als auch „Feste Platzvergabe“ ist möglich und wird durch die Kammer selbst individuell festgelegt.

In deinem Prüfungsraum begleitet dich mindestens eine Prüfungsaufsicht durch die Prüfung. Diese Personen sind meistens fachfremd und haben nur die Aufgabe, dich organisatorisch gut durch die Prüfung zu bringen. Inhaltlich und fachlich wirst du keine Hilfe oder Hinweise bekommen.

Hinweis: Ist dir bspw. die Fragestellung unklar oder macht für dein Verständnis die Aufgabe keinen Sinn, kannst du die Prüfungsaufsicht zwar fragen, du wirst allerdings eben genau diese Information nicht bekommen – höchsten den Hinweis, dass diese Person keine inhaltlichen Auskünfte geben kann.

Solltest du Schwierigkeiten mit deinem Computer haben, sollte der Prüfungstext nicht lesbar sein, oder andere organisatorische Hürden vorfinden, kannst du dich jederzeit an deine Ansprechperson vor Ort wenden und bekommst sicherlich kompetente Unterstützung.

Es handelt sich um bundeseinheitliche Prüfungen. Aus diesem Grund startet die Prüfung um Uhrzeit X – egal, ob du pünktlich bist, oder nicht. Haben alle Prüflinge einen Computerarbeitsplatz, könnt ihr euch einrichten. Getränke und Snacks sowie Schreibzeug dürfen in der Regel auf dem Tisch platziert werden.
Die Prüfungsaufsicht verteilt die Prüfungsaufgaben in Papierform und legt sie – meistens in einem Umschlag verschlossen – jedem Prüfling auf den Tisch. Haben alle die Prüfungsaufgaben, gibt die Aufsicht das Signal, wünscht gutes Gelingen und die Prüfung beginnt.

Ab diesem Moment bist du auf dich gestellt und kannst die Aufgaben nacheinander abarbeiten, wie du es vorher ausreichend geübt hast. Du hast deine Aufgabenbögen (und möglicherweise Anlageblätter mit Grafiken oder Texten). Falls nötig kannst du ggf. noch leere Papierblätter zusätzlich bekommen – was in der AP 1 nicht wirklich nötig sein sollte.

Die Aufgabenblätter bestehen in der Regel aus einer Übersichtsseite, auf dem die wichtigsten Infos zur Prüfung sowie Bearbeitungshinweise nochmal festgehalten sind. Auf der zweiten Seite finden sich Corporate Design Anweisungen, Hinweise zu benötigten Dateien und eine Situationsbeschreibung, die dich durch alle Aufgaben begleiten soll.

In den meisten Fällen besteht die Prüfung insgesamt aus drei bis fünf Aufgabenbereichen und startet im Teil der Tabellenkalkulation mit Excel.

Tabellenkalkulation mit Microsoft Excel

Beachte die Anwendungen, Befehle und Funktionen für den Prüfungsbereich, die du draufhaben solltest, um gut und sicher durch alle Aufgaben zu kommen.

Grundsätzlich solltest du folgende Bereiche beherrschen:

  • Formatierung von Tabellen
  • Erstellung und Formatierung von Diagrammen
  • Kopierfähige Funktionen und Formeln unterscheiden und einsetzen
  • Zellbezüge unterscheiden und einsetzen
Hinweis: Es ist total egal, ob du den Funktionsassistenten nutzt oder lieber direkt in der Bearbeitungsleiste arbeitest, bzw. direkt in der Zelle. Das Ziel ist entscheidend, nicht der Weg, den du wählst.

Textverarbeitung mit Microsoft Word

Beachte die Anwendungen, Befehle und Funktionen für den Prüfungsbereich, die du draufhaben solltest, um gut und sicher durch alle Aufgaben zu kommen.

Grundsätzlich solltest du folgende Dokumentenformen beherrschen:

  • Protokolle
  • Interne Mitteilung / Hausmitteilung
  • Aktenvermerk / Aktennotiz
  • Geschäftsbrief
  • E-Mail
  • Serienbrief
  • Formulargestaltung

Für alle Dokumente gelten die nachfolgenden Hinweise, die du bei der Erstellung von sämtlichem Schriftverkehr einhalten solltest:

  • Situationsgerechte Ansprache beachten: Einen Kollegen sprichst du anders an, als einen Vorstandsvorsitzenden.
  • Sei auf Zack: Vermittle in deinen Texten das Gefühl, dass du deinen Kund:innen oder deinen Chefs wirklich helfen möchtest.
  • Betreff nicht vergessen: Kurz, knackig & auf den Punkt – falls viele Informationen transportiert werden müssen, konzentriere dich in der Formulierung auf das Wesentliche.
  • Grußformel anpassen: Auch hier grüßt du einen Kollegen anders als eine Kundin.
Achtung: In welchem Namen soll geschrieben und versendet werden?
  • Anlagenvermerk nicht vergessen: Auch in einer Internen Mitteilung oder einer E-Mail sind Anlagen anzugeben.

Dieser Bereich ist wirklich entscheidend. Durch sorgfältiges Lesen kannst du die Texte und Inhalte so erfassen, dass du – ohne Zögern oder Zweifel – direkt den richtigen Weg zur Lösungsfindung einschlägst. Wie so oft, gibt es nicht den einen richtigen Weg, der für jeden passt. Du kannst dir aus den nachfolgenden Hinweisen die für dich passenden und vor allem gut umsetzbaren Wege heraussuchen:

  • Für manche Personen ist es hilfreich, die Aufgabenzettel kurz zu überfliegen, um eine zeitliche Einschätzung vorzunehmen und einen Überblick zu bekommen, wie lange für welche Aufgabe benötigt wird.
  • Texte sollten immer gründlich und nacheinander gelesen werden. Das ist ganz besonders wichtig, um den Kontext klar verstehen zu können.
  • Wirken einzelne Stellen schwierig, solltest du sie ruhig mehrmals lesen.
Achtung: Nicht nur einzelne Sätze, sondern der ganze Teilabschnitt oder Bereich sollte mit einbezogen werden.
  • Besondere Stellen in Texten, die konkrete Handlungsanweisungen beinhalten, oder bestimmte Informationen abverlangen, kannst du hervorheben. Du darfst Markierungen und Notizen in allen Prüfungsmaterialien so platzieren, wie sie für dich richtig und wichtig sind.
  • Berücksichtige unbedingt Schlüsselworte in Aufgabenstellungen. Sie geben dir Hinweise darauf, welche Art von Antwort oder Form von Lösungen gewünscht sind. Schlüsselworte können sein „benennen“, „analysieren“, „begründen“, usw. Lautet der Auftrag: „Benennen Sie …“, wird eine andere Form der Antwort gewünscht als „Begründen Sie …“.
  • Achte darauf, dass du immer wieder die Ausgangssituation im Hinterkopf hast, die sich ganz am Anfang der Prüfung befindet. Dort wird meistens auch schon klar das übergeordnete Ziel des Unternehmens, der Abteilung, o. ä. dargestellt. Darauf sollte immer hingearbeitet werden.
  • Versuche in Bezug auf Arbeitsanweisungen oder Aufgabenstellungen NICHT zu interpretieren. Viele Fehler entstehen aufgrund von falschen Interpretationen und damit einhergehend falschen Lösungswegen. Bleibe SACHLICH und OBJEKTIV. Nutze die Gegebenheiten und Informationen, die dir vorliegen und halte dich an die Anweisungen - nicht mehr und nicht weniger.
  • In manchen Aufgabenstellungen finden sich mehrere kleine Aufgabenteile, die alle erledigt werden müssen. Versuche immer sicherzustellen, dass du auch alle einzelnen Teile einer Aufgabe berücksichtigt hast.
  • Oft sind Markierungen oder Notizen eine große Hilfe.
  • Versuche, Anweisungen in deinen eigenen Worten zusammenzufassen. Du kannst in Stichworten die einzelnen Aufgaben für dich zusammenfassen oder in eine Reihenfolge bringen. Das dauert nur wenige Minuten und ist eine große Hilfe, wenn du mit dem „Abarbeiten“ startest.
  • Bearbeite nur das, was auch konkret verlangt wird und beachte die Anweisung in Bezug auf Anzahl und Art der Infos. Viel hilft nicht viel – hier ein Beispiel dazu:
    Werden in einer Aufgabe zwei Vorteile von höhenverstellbaren Schreibtischen abgefragt, der Prüfling schreibt aber drei Vorteile auf, werden immer die zu viel genannten Infos weggestrichen - ausnahmslos. Es spielt keine Rolle, ob sie richtig oder falsch waren. Nur die ersten zwei Vorteile werden bewertet.
    Achte also genau darauf, welche und vor allem wie viele Infos oder Beispiele du aufführst.
  • Organisiere deine Prüfung so, wie es für dich passend ist. Markiere deine Aufgaben auf deine Weise, bspw. mit einer Zahlen-Reihenfolge oder nutze ein großes X für die Aufgaben, die du schon erledigt hast. Einige Prüflinge nutzen Farben (außer rot) oder Symbole. Alles ist erlaubt – achte jedoch darauf, dass du dich nicht selbst irritierst von zu viel Fülle und Notizen auf deinen Unterlagen.
Achtung: Manche Aufgaben bauen aufeinander auf. Hier musst du gut aufpassen, dass du den Kontext nicht veränderst, weil du in den Aufgaben hin und herspringst. Wenn es eben geht, solltest du der Reihe nach abarbeiten.
  • Achte unbedingt darauf, dass du auch die kleinen Punkte einsammelst. Schon die richtige Angabe deiner Prüflingsnummer gibt Punkte – nimm die unbedingt mit.
  • Formatierungsarbeiten sind nicht zu unterschätzen. Auch diese ergeben in Summe wirklich viele Punkte und haben so manchem Prüfling schon den „Allerwertesten“ gerettet.
  • Achte unbedingt auf Rechtschreibung, Zeichensetzung und Grammatik so gut du kannst. Es ist ein Zeichen von Professionalität unter Kaufleuten, wenn hier Sorgfalt und korrekter Einsatz sichtbar ist. Auch hierfür gibt es wertvolle Punkte.
  • Denk unbedingt an das Speichern. Nicht nur am Ende der Prüfung, sondern besonders zwischendurch.
Hinweis: Ein mutwilliges „Stromabstellen“ der Aufsichtsperson, um euch zu testen, gibt es schon lange nicht mehr. Trotzdem ist keiner vor „Höherer Gewalt“ oder „EDV-Schwäche“ geschützt.
  • Wenn du in die Situation kommen solltest, in der du wirklich nicht weißt, wie ein bestimmter Wert berechnet wird: Hilf dir selbst. Finde heraus, welche Art von Wert du benötigst (Jahreszahl, €-Zahl, Datum, Zeit, o. ä.) und trage händisch einen passenden Wert ein. Füge einen Hinweis für die Prüfer:innen ein und vermerke, dass es sich um Hilfszahlen handelt, damit du weitermachen kannst. Zahlen, die darauffolgend „falsch“ sind, werden als Folgefehler berücksichtigt, solange die Umsetzung trotzdem korrekt ist.
    Du wirst ein paar Punkte liegen lassen, kannst aber mit dieser Überbrückung die Prüfung weiter bearbeiten und auf diese Weise die Punkte in anderen Aufgaben trotzdem sammeln.
  • Die Prüfungsaufsicht gibt in den meisten Fällen ungefähr nach der Hälfte, in der letzten halben Stunde und in den letzten Minuten nochmal Hinweise auf die verbleibende Zeit.
  • Prüfe die Vollständigkeit der erledigten Aufgaben.
  • Alle Blätter und Notizen von dir solltest du mit abgeben.
  • Spätestens in den letzten 10 Minuten solltest du die Abgabe einleiten, die Speicherung und den Druck deiner Ergebnisdaten vornehmen. Die Informationen dazu findest du alle auf deinen Aufgabenblättern – in der Regel ganz am Ende.
  • Achte auf die gewünschte Darstellung, Anzahl, Ansichten und Formatierung der gedruckten Blätter.
  • Die Prüfungsaufsicht gibt dir den Hinweis, wo und wie du die fertigen Ergebnisse abgeben oder platzieren sollst.